Checklist : organiser un événement d’entreprise de A à Z

Organiser un événement d’entreprise réussi demande de la méthode, de l’anticipation et une bonne dose de coordination. Pour ne rien oublier et garantir le succès de votre journée, suivez notre checklist pas à pas. Que ce soit pour un team building, une soirée client ou un séminaire, chaque étape compte pour faire vivre une expérience fluide et marquante à vos participants.  

Définir les objectifs et le format de l’événement

Avant toute organisation logistique, commencez par cadrer votre projet : Pourquoi organisez-vous cet événement ? Est-ce pour motiver vos équipes ? Fidéliser vos clients ? Lancer un produit ?

En fonction de ces objectifs, vous déterminerez le format adapté : journée, soirée, atelier, tournoi, conférence, etc.. Cela orientera tous vos choix à venir.

Fixer la date et le budget

Une fois le format défini, choisissez une date cohérente avec la disponibilité de vos invités, les périodes creuses ou les temps forts de l’année.

Définissez un budget réaliste, en gardant une marge pour les imprévus. Un bon budget prévisionnel intègre lieu, logistique, animation, restauration, communication et prestations annexes.

Choisir le bon lieu

Le lieu conditionne l’ambiance, l’accessibilité et le déroulé de votre événement. Privilégiez un cadre adapté au nombre de participants, au type d’animation prévue, et à l’image que vous souhaitez renvoyer.

Chez Royal Fodera, notre domaine Les Buis de Provence offre un cadre naturel, modulable et facilement accessible, parfait pour les événements professionnels en plein air ou en intérieur.

Planifier les animations et temps forts

Un bon événement est rythmé et fluide. Prévoyez des temps d’accueil, de jeu, d’échange, de repas, de clôture. Variez les formats : compétition, challenge ludique, espace détente, moment convivial…

La pétanque, en animation principale ou fil rouge, est idéale pour fédérer, détendre et marquer les esprits.

Organiser la logistique et les prestataires

Transport, hébergement, repas, matériel, signalétique, sonorisation, sécurité… chaque détail compte. Anticipez les besoins techniques et humains pour le bon déroulé.

Faites appel à des prestataires fiables ou optez pour une formule clé en main. Royal Fodera vous propose une prise en charge complète de votre événement, de la conception à l’animation sur place.

Communiquer avant, pendant et après

Créez des supports clairs pour informer vos participants : invitation, programme, plan d’accès, formulaire d’inscription. Le jour J, prévoyez une signalétique efficace et une équipe d’accueil souriante.

Après l’événement, pensez à remercier, partager les photos, envoyer un sondage de satisfaction. C’est essentiel pour prolonger l’impact de votre événement.

Checklist à suivre

Voici une checklist complète pour organiser votre événement d’entreprise de A à Z :

• Définir les objectifs et le type d’événement
• Fixer une date et un budget prévisionnel
• Sélectionner un lieu adapté et accessible
• Choisir les animations et les temps forts
• Coordonner les prestataires et la logistique
• Préparer la communication en amont et sur place
• Assurer le suivi post-événement

Chez Royal Fodera Events, nous vous accompagnons à chaque étape, avec des solutions sur-mesure adaptées à vos objectifs. Que vous soyez 20 ou 500, nous créons des événements mémorables, efficaces et fluides.

Contactez-nous dès maintenant pour construire ensemble un événement clé en main qui marquera les esprits.